Yazılım Satın Almadan Önce Dikkat Edilmesi Gereken 7 Şey

Yeni yazılım seçmek küçük bir başarı değildir. Hangi araçlara yatırım yapacağınıza karar verirken göz önünde bulundurmanız gereken çok şey var. Ortalama KOBİ'nin yıllık gelirinin %10 - %15'ini BT harcamalarına harcadığı göz önüne alındığında , hangi yazılımı satın alacağınız konusunda bilinçli ve eğitimli bir karar vermek, işletmeniz ve işletmeniz için son derece önemlidir. bütçe.

Peki hangi yazılımı satın alacağınız konusunda doğru kararı nasıl vereceksiniz?

İster yeni bir araca yatırım yapmak ister mevcut bir ürünü değiştirmek istiyor olun, burada yazılım satın almadan önce göz önünde bulundurmanız gereken 7 şey var. Yazılım satın alma sürecine rehberlik etmek için bu ipuçlarını kullanın; böylece ekibiniz, teknoloji yığınınıza hangi yazılımı ekleyeceğine dair nihai kararı verirken kendinden emin olur.

1. Maliyeti ne kadar ve değeri nedir?

Fiyatlandırma, herhangi bir iş kararının ayrılmaz bir parçasıdır, ancak dikkate aldığınız tek faktör bu olmamalıdır. Kararınızı yalnızca fiyat noktasına dayandırmak, işletmenizin en fazla değeri elde etmesini sağlamayabilir. Bir yazılımın fiyatının her zaman değeriyle bağlantılı olmadığını unutmayın.

Ekstra özelliklerden oluşan uzun bir listeye sahip olduğu için daha pahalı bir yazılım satın almak her zaman doğru bir hareket olmayabilir, çünkü bu özelliklerin çoğu işletmeniz için geçerli olmayabilir veya kendi sisteminiz tarafından kullanılamayabilir. Fiyat noktasını değerlendirirken temel bir bütçeyle başlayın ve fiyat noktanızda "sahip olmanız gereken" özelliklere karar verin. Daha sonra "olması güzel olan" özellikler listesi ve "gerekmeyenler" listesi yapın. Bu, bir yazılımın işletmenize kattığı değeri daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır.

Bütçenizin alt sınırındaki ürünleri incelerken sizinle birlikte büyüyemeyecek yazılımlara karşı dikkatli olun. Beş veya 10 yıl içinde işletmenizin neye ihtiyaç duyacağını tahmin edin ve kullanıcı, süreç veya ürün sayısının artmasıyla birlikte yazılım maliyetlerinin nasıl artacağını görün. Daha ucuz olan ürünün diğer seçeneklere göre inanılmaz derecede pahalı hale geldiğini görebilirsiniz. Bir yazılıma karar verirken geleceği düşünmek, ekibinizin uzun vadede kullanılabilecek bir ürün seçmesine yardımcı olacaktır.

2. Yardımlı uygulamaya ihtiyacınız olacak mı?

Çalışanlarınızın hızlı ve kolay bir şekilde benimseyebilecekleri bir yazılım seçmek istiyorsunuz. Uzmanlaşması oldukça fazla zaman alan oldukça karmaşık bir modelin seçilmesi, benimsenme oranlarını olumsuz yönde etkileyecektir. Potansiyel yazılım seçeneklerini yorulmadan araştırın, böylece şirketiniz ve ekibiniz için en verimli ve faydalı kararı verebilirsiniz.

Daha karmaşık veya kapsamlı bir yazılıma ihtiyaç duyulduğuna karar verirseniz, bunların destekli uygulamalarının nasıl göründüğüne bakın. Bu, yazılımı hızlı bir şekilde kurup çalıştırmanızı ve çalışanlarınıza eğitim vermenizi sağlayacaktır. Uygulama için büyük bir ön maliyet taahhüt etmeniz gerekiyorsa, satın alma işlemini gerçekleştirmeden önce kesin zaman çizelgeleriniz ve maliyetlerinizin olduğundan emin olun. Yazılım şirketinin memnuniyet garantisini anlayın; ürününe, tüm uygulama süreci boyunca başarısını ve sizin mutluluğunuzu garanti edecek kadar güveni olmayan bir şirkete güvenmeyin.

3. Yazılım şirketi hataları düzeltmeye hazır mı?

Her yazılımın hataları vardır. Şirketiniz için doğru yazılımı satın almak söz konusu olduğunda, yazılım şirketinin bu hataları ortaya çıktıklarında düzeltmeye yönelik prosedürleri hakkında bilgi sahibi olmanız gerekir. Karşılaşabileceğiniz sorunların nasıl çözüleceğini anlayın. Şirketin, yalnızca yazılım kullanıcılarının çoğunun karşılaştığı büyük sorunları değil, şirketinizin yazılımı kullanımına özgü sorunları da ele alacağından emin olun.

Bir şirketin hizmetini ve genel müşteri memnuniyetini araştırmanın harika bir yolu, G2 ve Capterra gibi sitelerdeki müşteri yorumlarını okumaktır . Bu incelemeler size genel yazılım sorunları, şirketin sorunlara nasıl yanıt verdiği ve güçlü ve zayıf yönler hakkında üst düzey bir resim hakkında fikir verecektir.

4. Güncellemeleri ne sıklıkla yayınlıyorlar?

En iyi yazılım şirketleri ürünlerini sürekli olarak güncelliyor. Yazılım satıcılarıyla konuşurken, ürünlerine güncellemeleri ne sıklıkta gönderdikleri ve bunların nasıl iletildiği hakkında ayrıntılı bilgi vermelerini isteyin. Ayrıca, ürün güncellemeleri nedeniyle hizmetin kısıtlanmış mı yoksa sınırlı mı olduğunu bilmeniz de önemlidir; çünkü bunlar işinizi ve operasyonlarınızı etkileyebilir.

Profesyonel İpucu: Yazılım satıcılarından , ürünle ilgili sorunlar ve güncellemelerle ilgili geçmiş iletişimleri gözden geçirmek için bir ürün durumu sayfası sağlamalarını isteyin 

5. Sistem ihtiyaçlarınızı karşılayacak kadar özelleştirilebilir mi?

Kağıt üzerinde özelleştirme kulağa harika geliyor. Sisteminin ihtiyaçlarına uygun bir T'ye uymasını kim istemez? Ancak özelleştirme, özellikle şirketinizin özel yazılım ihtiyaçları söz konusu olduğunda bir ödünleşimdir. Son derece özelleştirilebilir bir yazılım sistemi aynı zamanda benimsenmesi zor olan hantal ve karmaşık bir sistem anlamına da gelebilir. Fiyat, siz özelleştirdikçe de artabilir.

Benzer şekilde sadeliğin de bir bedeli olabilir. Yazılım ne kadar az özelleştirilebilirse, sistemi şirketinizin ihtiyaçlarına uyacak şekilde değiştirmek de o kadar zor olabilir. Ayrıca şirketinizin ihtiyaçları ve sistemleri zaman içinde değiştikçe yazılımı kullanmak daha zor olabilir. Günün sonunda, ne kadar özelleştirmenin gerekli olduğuna karar vermek için yazılımı kullanacak ekibin ödünleşimlerine ve karmaşıklığına bakmanız gerekir.

6. Ne tür destekler sunuyorlar?

Destek, bir yazılımın işletmeniz için başarılı mı yoksa başarısız mı olacağı konusunda büyük bir rol oynayabilir. Bu özellikle BT ekibiniz küçükse, yazılım karmaşıksa ve/veya yazılım tüm çalışanlar tarafından kullanılıyorsa geçerlidir. Bu durumlarda ekstra yardım için yazılımın destek ekibine başvurmanız gerekebilir.

Düşündüğünüz tüm yazılım satıcılarının destek saatlerini not ettiğinizden emin olun. Destek saatleri sorusu yalnızca destek alabileceğiniz zaman aralıklarını değil aynı zamanda bunu nasıl yapabileceğinizi de içermelidir. Telefonla destek alabiliyor musunuz, yoksa her şey e-posta veya biletleme sistemiyle mi yapılıyor? Biletleme sistemi kullanacaksanız, bir talebe beklenen yanıt süresi nedir? İhtiyaç duyduğunuzda yazılım şirketinizin destek departmanının hazır olması önemlidir.

7. Yazılım ne tür bir güvenlik sağlıyor?

Verilerin toplanma, güvenlik altına alınma, saklanma ve paylaşılma şekli herhangi bir yazılımın çok önemli bir parçasıdır. Satın almayı düşündüğünüz yazılımların güvenlik sayfasını mutlaka inceleyin . Ayrıca herhangi bir sözleşmeyi imzalamadan önce bir uyum görevlisinin veya avukatın güvenlik belgelerini incelemesini de isteyebilirsiniz. Uyumluluk düzenlemeleri ürünün kullanım durumuna ve sektörünüze bağlıdır ancak PCI, HIPAA, Bölüm 508, GDPR ve WCAG'yi dikkate almak isteyebilirsiniz.

Profesyonel İpucu: Düşündüğünüz yazılımın gizlilik politikasına her zaman bakın . Bu, veri toplama, depolama ve kullanıma ilişkin bilmeniz gereken her şeyi özetlemelidir.

Yazılımı değerlendirirken akılda tutulması gereken en önemli şey şirketinizin özel ihtiyaçlarıdır. Yazılım, işlerimizi daha kolay ve verimli hale getirmeli ve personelinizin benimsemesi ve kullanması zor olmamalıdır. Yukarıdaki yedi ipucunu aklınızda tutarak, ilgilendiğiniz tüm yazılım seçeneklerini tam olarak değerlendirebilecek ve işletmeniz için doğru seçimi yapabileceksiniz.